Perguntas frequentes

Respostas curtas às dúvidas mais comuns. Sempre que se justifica, a resposta inclui uma ligação para a página que explica o assunto em detalhe. Se não encontrar o que procura, utilize a pesquisa (Ctrl K) ou consulte Quando algo não bate certo.

Acesso à Secretária Virtual

Não encontro o botão «Criar conta». Como entro?

Não é possível criar uma conta livremente. Pode entrar com a conta CC (Entrar como Contabilista Certificado) ou através do convite de um escritório. Consulte Entrar com a conta CC e Aceitar um convite.

Não recebi o convite. O que devo fazer?

Verifique a pasta de spam. Quem enviou o convite pode confirmar, em Definições → Equipa, se o convite está pendente e para que endereço foi enviado. Os convites expiram ao fim de dois dias: se o seu tiver expirado, peça um novo.

Aceitei o convite, mas não vejo o escritório.

Confirme que aceitou o convite com o mesmo endereço de email para o qual foi enviado. Se o convite tiver expirado, quem o enviou deve cancelá-lo em Definições → Equipa e enviar um novo.

Não recebi o email de confirmação.

Verifique as pastas de spam e de lixo e confirme que escreveu o endereço sem erros. Alguns serviços de email temporário não entregam estas mensagens: utilize um endereço de email habitual.

A palavra-passe não é aceite.

A palavra-passe tem de ter, pelo menos, 8 caracteres e não pode ser fácil de adivinhar (como 12345678). Se se esqueceu da palavra-passe, utilize Esqueceu-se da palavra-passe? na página de entrada.

Posso alterar a palavra-passe e ativar a verificação em dois passos?

Sim, em A minha conta → Segurança, mas apenas nas contas com acesso por palavra-passe. Quem entra com a conta CC não tem uma palavra-passe da Secretária Virtual. Consulte A minha conta.

Escritório e equipa

Como convido um colega?

Em Definições → Equipa, carregue em Convidar membro, introduza o endereço de email e envie o convite. O convite fica pendente até ser aceite e, até lá, pode ser cancelado.

Como altero a função de um membro?

Na lista da equipa, através do seletor da coluna Função. Não é possível alterar a função do Proprietário. Consulte Funções e acessos.

Como mudo de escritório?

Utilize o seletor de escritório, no topo da barra lateral.

Os emails não são enviados automaticamente.

Se a opção Aprovar antes de enviar estiver ligada (em A minha conta → Automação), os emails ficam em Por aprovar até alguém os aprovar. Consulte Aprovar antes de enviar.

Não recebo o resumo semanal.

Em Definições → Notificações, confirme que a opção Receber o resumo está ligada e que o seu endereço de email está correto. O resumo inclui apenas informação do escritório em que se encontra.

TOConline

A sincronização com o TOConline falha.

Leia a mensagem apresentada pela aplicação. Se referir um limite ou uma pausa, aguarde um minuto e tente novamente. Se indicar que a chave foi recusada, gere uma chave nova no TOConline e guarde-a. Consulte Ligar o TOConline.

Guardei a chave, mas não aparece nenhum cliente.

Guardar a chave não importa clientes. Em Integrações → Empresas TOConline, selecione as empresas e carregue em Adicionar ao escritório. A sincronização começa de imediato.

A chave deixou de funcionar.

Quando se gera uma chave nova no TOConline, a anterior é revogada. Se alguém gerou uma chave nova, guarde-a em Integrações. Antes de gerar uma chave, avise quem utiliza a atual.

Faltam documentos que estão no TOConline.

Confirme o período selecionado e se o cliente está ligado ao TOConline: na ficha do cliente, em Definições → Ligação ao software, o campo Software tem de indicar TOConline e a opção Sincronizar com o TOConline tem de estar ligada. Consulte Primeira sincronização.

Retirei uma empresa e o cliente desapareceu.

O cliente não foi eliminado: passou a inativo. Ligue a opção Mostrar clientes inativos, ou volte a adicionar a empresa e sincronize.

Os documentos recebidos são enviados para o Arquivo Digital do TOConline?

Não. O Arquivo Digital não está integrado com a Secretária Virtual. A Secretária Virtual apenas lê as empresas e as pendências do TOConline e não envia nada para lá: os documentos enviados pelos clientes ficam no histórico do cliente, na Secretária Virtual. Consulte Ligar o TOConline.

Clientes e contactos

Não consigo criar um cliente.

Se a janela Novo cliente continuar aberta e nada acontecer, confirme o NIF: com um dígito de controlo errado, não é possível criar o cliente. Verifique também se já existe um cliente com esse NIF no escritório. Consulte Importar clientes.

O cliente desapareceu da lista.

Ligue a opção Mostrar clientes inativos: os clientes de empresas retiradas do escritório ficam ocultos. Além disso, cada cliente só é visível para o respetivo responsável, para quem o sincronizou e para a administração.

O contacto não recebe os emails.

Em Contactos, verifique se o contacto está marcado como principal (ou Em CC) e se a opção Contactável está ligada. Os pedidos são enviados ao contacto principal, com cópia para os contactos em CC. Consulte Contactos por cliente.

Eliminei um cliente por engano.

Eliminar cliente apaga o cliente, as pendências e o histórico, e não pode ser anulado. Terá de criar o cliente e importar os dados novamente. Para pedir ajuda, tenha à mão o nome e o NIF do cliente.

Posso alterar o responsável e o dia limite de um cliente?

Sim, na ficha do cliente, em Definições: Responsável, Dia limite para a entrega dos documentos e Envio automático de email. No fim, carregue em Guardar alterações.

Pendências

A pendência não aparece.

Confirme o período selecionado, o filtro Acompanhados ou não e se a opção Mostrar associadas está ligada. Consulte Pendências de um cliente.

Como importo pendências a partir de um ficheiro?

Na ficha do cliente, em Pendências → Importar ficheiro. Descarregue o modelo, preencha uma linha por documento e carregue o ficheiro. A pré-visualização indica quantas linhas serão importadas e o motivo de cada linha rejeitada. Consulte Ficheiros Excel e CSV.

O ficheiro foi recusado.

Cada importação aceita, no máximo, 500 linhas de clientes ou 2000 linhas de pendências. Divida o ficheiro em partes mais pequenas.

Voltei a importar e as pendências ficaram duplicadas.

Isso não deveria acontecer: os documentos com o mesmo tipo, número e data são ignorados. Verifique se os números ou as datas são diferentes.

O valor da pendência ficou em branco.

Na linha do ficheiro, o valor não era um número válido. Corrija a pendência ou volte a importar o ficheiro.

Como marco uma pendência como recebida ou associada? E se me enganar?

Cada linha mostra as ações disponíveis para o estado atual: Marcar recebida (nas pendências do TOConline) e Marcar associada. Para anular, utilize Reabrir: a pendência volta a ficar em falta. Consulte Estados e cores.

Posso deixar de acompanhar uma pendência?

Sim, com Deixar de acompanhar (o botão com o sino, na linha da pendência). A pendência deixa de ser pedida nas insistências.

Pedidos e insistências

Como inicio um pedido de documentos?

Na ficha do cliente, em Pendências, carregue em Iniciar processo, confirme os documentos e escolha Enviar já ou Esperar pelo próximo envio. Se a opção Aprovar antes de enviar estiver ligada, o email abre para revisão e só é enviado depois de carregar em Aprovar e enviar. Consulte Pedidos e insistências.

Carreguei em «Enviar já», mas o email não foi enviado.

Se a opção Aprovar antes de enviar estiver ligada, o email fica em Por aprovar até alguém o aprovar.

Não consigo iniciar o processo.

Cada cliente só pode ter um processo de cada vez: verifique se já existe um em curso. Confirme também que existem pendências e um contacto com endereço de email.

O cliente diz que não recebeu o email.

Abra o Histórico do cliente: o pedido deve estar no estado Enviado, com destino ao email do contacto principal. Peça ao cliente que verifique a pasta de spam e confirme o endereço de email do contacto. Consulte Histórico de um cliente.

As insistências não são enviadas.

Confirme o calendário (Definições → Insistências e modelos), se a opção Envio automático de email está ligada na ficha do cliente e se o dia limite ainda não passou. Consulte Periodicidade e cadência.

Como altero o texto do email?

Crie ou edite um modelo (em Definições → Insistências e modelos ou no separador Modelos da ficha do cliente) e utilize Ativar para o aplicar a esse cliente. Pode redigir o texto com a ajuda da inteligência artificial (Escrever com IA) e ver o resultado em Pré-visualizar. Consulte Modelos de email.

Como cancelo um pedido ou acrescento pendências novas?

Para cancelar, utilize Cancelar processo: os documentos continuam em falta e pode iniciar outro processo. Para acrescentar pendências novas a um processo em curso, utilize Adicionar ao processo.

Quando termina o processo?

O processo termina quando deixa de haver pendências em falta ou quando é cancelado. Consulte Pedidos e insistências.

Respostas dos clientes e «Por identificar»

O cliente respondeu, mas a pendência não foi fechada.

Abra Por identificar: o anexo pode ter sido lido sem um número que corresponda a uma pendência. Escolha a pendência em Arquivar documentos. Confirme também que o cliente respondeu a partir de um endereço registado como contacto e sem alterar o assunto. Consulte Por identificar.

Como é que a Secretária Virtual reconhece as faturas?

Lê o código QR e o ATCUD de cada fatura e procura a pendência com o mesmo número. Se não houver código QR, a inteligência artificial lê o número e propõe uma pendência, que um utilizador confirma. Quando a correspondência é inequívoca, a pendência passa a Recebida (ou diretamente a Associada, se foi criada à mão ou importada de um ficheiro). Uma fatura do mesmo fornecedor e do mesmo mês, mas com outro número, nunca fecha a pendência automaticamente: fica em Por identificar.

O que significam «Lido e detetado», «Lido» e «Nada lido»?

Lido e detetado: a aplicação leu o código QR e conhece o número da fatura (o ATCUD é apresentado). Lido (sem ATCUD): o documento foi lido com inteligência artificial e convém confirmá-lo. Nada lido: a aplicação não conseguiu ler nada, por exemplo num extrato ou num ficheiro que não é uma fatura.

O cliente enviou documentos que não foram pedidos. O que acontece?

Os documentos que não correspondem a nenhuma pendência pedida ficam em Por identificar, a aguardar a decisão de um utilizador. Nessa lista, escolha a pendência que cada ficheiro fecha, ou Nenhuma - não foi usado para o arquivar sem fechar nenhuma pendência.

A resposta do cliente não aparece.

A aplicação só lê mensagens de remetentes conhecidos: os contactos dos clientes e os membros do escritório. As mensagens de remetentes desconhecidos são descartadas. O correio é verificado a cada minuto, ou de imediato com Sincronizar emails.

Anexei uma fatura e aparece «Nada lido».

O ficheiro não tem um código QR nem um ATCUD legíveis, ou não é uma fatura. Abra o ficheiro e decida manualmente em Arquivar documentos.

Onde vejo os emails enviados pelo cliente?

No Histórico do cliente: apresenta os pedidos enviados e também os emails recebidos, com os respetivos anexos.

Acompanhar o trabalho

Os números do Painel não batem certo.

Confirme o período selecionado e os clientes a que tem acesso: os cartões contam apenas o que cada utilizador pode ver. Consulte O painel.

Quem fez esta alteração?

Abra a Auditoria (no menu Escritório): apresenta a data, a ação, o autor, a entidade e o detalhe de cada alteração. Pode filtrar por ação, autor ou cliente. Consulte Auditoria.

Que dados guarda a Secretária Virtual?

Consulte Privacidade e retenção.

Ainda tem dúvidas?

Na aplicação, encontra ajuda no botão i ao lado do título de cada página, no Centro de ajuda da barra lateral e na ligação Ajuda do rodapé.

Consulte Quando algo não bate certo ou contacte a equipa de apoio. Para uma resposta mais rápida, indique o escritório, o cliente (nome e NIF), a data e a hora do que aconteceu e o que estava a fazer.