Conta e escritório

Criar a conta

Um contabilista certificado não precisa de criar conta: entra com a conta CC, e a conta nasce na primeira entrada. Quem não tem conta CC cria a sua a partir do convite de um escritório:

1. Abra o link do convite que recebeu por email. Sem sessão iniciada, o convite pergunta se já tem conta: escolha Criar conta. O formulário abre já com o email do convite.

   

2. Preencha nome, email e palavra-passe (pelo menos 8 caracteres, e nada fácil de adivinhar como 12345678). O número de telefone é opcional.

3. Carregue em Criar conta.

A Secretária envia um email para confirmar o endereço. A conta funciona logo, mas só com o email confirmado pode aceitar um convite para um escritório. Se o email se perdeu, A minha conta tem Reenviar confirmação.

Confirme o email e carregue em Aceitar no convite - ver Aceitar um convite.

Criar o escritório

Após o registo, é necessário criar ou associar um escritório antes de continuar.

Escreva o Nome do escritório e carregue em Criar. É o nome que aparece no seletor de escritórios e nos convites enviados aos colegas. Utilize a designação pela qual o escritório é conhecido; pode mudá-lo depois em Definições → Escritório, que é onde o escritório novo abre.

Tudo o que fizer a seguir pertence a este escritório. Se pertencer a mais do que um, alterna entre eles no seletor do canto superior esquerdo, que tem também Criar escritório para abrir outro.

Verificação em dois passos

Se a palavra-passe for comprometida, outra pessoa poderá aceder à conta. Em A minha conta → Segurança, a verificação em dois passos acrescenta um código de seis dígitos, gerado pela aplicação autenticadora do telemóvel (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password e outras).

1. Ativar e confirme a palavra-passe da conta.

2. Leia o código QR com a aplicação autenticadora. Sem câmara, escreva a chave que aparece ao lado.

   

3. Escreva os seis dígitos que a aplicação mostra. Só a partir daqui a conta passa a pedir o código.

4. Guarde os códigos de recuperação. Só são mostrados uma vez - Copiar códigos ou Transferir, e depois Já os guardei. Guarde-os num local seguro e separado da palavra-passe.

   

Nas entradas seguintes, depois da palavra-passe, a aplicação pede o código. Pode marcar Confiar neste dispositivo para não o repetir durante 30 dias nesse navegador.

Sem o telemóvel

Os códigos de recuperação permitem entrar sem utilizar a aplicação autenticadora: no ecrã do código, Não tenho o telemóvel - usar um código de recuperação. Cada código só pode ser usado uma vez. Guarde-os fora do computador onde entra. Se ficar sem eles e sem o telemóvel, um Proprietário ou Administrador do escritório não os consegue repor: a verificação desliga-se com a palavra-passe, a partir de uma sessão já aberta.

Convidar colegas

Em Definições, na aba Equipa e funções, na secção Membros:

1. Convidar membro.
2. Email da pessoa e a função que vai ter (ver abaixo).
3. Enviar convite. A pessoa recebe o email Convite para o escritório …, e o convite fica em Convites pendentes até ser aceite; Copiar link permite enviá-lo por outro meio. O convite vale 48 horas. Um convite que passou da validade fica marcado Expirado: o link já não abre, e Reenviar convite envia um novo no lugar dele. Cancelar convite faz o link deixar de abrir.

Só o Proprietário e os Administradores convidam. Na mesma lista mudam a função de um colega ou removem-no com Remover: os clientes de que era responsável ficam sem responsável. A função do Proprietário, e a de quem está a editar, não se mudam aqui.

Aceitar um convite

1. Abra o link do email. Sem sessão iniciada, o convite pergunta se já tem conta: Entrar com a conta desse email (ou com a conta CC) ou, se ainda não tem, Criar conta. O convite só serve à conta com o email para onde foi enviado, e é a essa conta que a página diz o nome do escritório.

2. Confirme o email, se ainda não o fez. Sem isso o convite responde Confirme primeiro o seu email: abra a ligação que lhe enviámos e volte a este convite.

3. Aceitar. O escritório passa a ser o ativo e abre no Painel; o seletor de escritórios já o mostra. Recusar descarta o convite.

As funções

Função	Vê	Gere
Proprietário	Todos os clientes	Tudo, incluindo membros e definições
Administrador	Todos os clientes	Membros e definições
Contabilista Certificado	Os clientes de que é responsável e os sem responsável	As suas pendências e pedidos
Contabilista Não Certificado	Idem	Idem

Um cliente com Responsável atribuído só é visível a esse responsável e à administração. Sem responsável, todos os membros o veem. Detalhe em Funções e acessos.

A chave de acesso TOConline é pessoal

Cada membro guarda a sua em A minha conta → Integrações, e escolhe ali que empresas atribui a cada escritório. O escritório só sincroniza as empresas que um membro lhe atribuiu, e lê cada uma com a chave de quem a atribuiu. Para trazer empresas a que só um colega tem acesso, é esse colega que as adiciona ao escritório - ver Escolher as empresas de cada escritório.

Eliminar o escritório

Só o Proprietário o pode fazer: Definições → Escritório, no fundo da página, Eliminar escritório → Eliminar.

Tudo o que está no escritório é eliminado para sempre: clientes e contactos, pendências, pedidos, emails recebidos e anexos, modelos e definições. Toda a equipa perde o acesso; as contas de cada um continuam, e os outros escritórios de que fazem parte também. Só o registo de auditoria fica guardado.

Para confirmar, mantenha Manter premido para eliminar premido durante 5 segundos: um contorno enche-se à volta do botão, e largar antes do fim cancela. Com o teclado, mantenha premida a tecla Espaço ou Enter.

Depois de eliminado, a aplicação abre o próximo escritório de que faz parte, ou a criação de um novo.