Configurar em quinze minutos

A versão curta. Cada passo tem a sua página com o porquê; esta página apresenta apenas as ações necessárias, pela ordem recomendada.

1. Criar a conta e o escritório. Abra o endereço da sua Secretária Virtual, entre com a conta CC e dê um nome ao escritório. Sem conta CC, a conta cria-se a partir do convite de um escritório: siga Aceitar um convite. Detalhe →

2. Confirmar o dia limite. Definições → Escritório → Dia limite para a entrega dos documentos: 20 por omissão, o prazo do IVA mensal. Deixe a cadência como está por agora. Detalhe →

3. Guardar a chave de acesso do TOConline. No TOConline, selecione uma empresa → Área de Contabilista → Chave de Acesso - Secretária Virtual → Gerar chave de acesso. Depois, Integrações (na barra lateral, em Escritório) → Chave de acesso TOConline → cole a chave → Guardar alterações. Detalhe →

4. Trazer as empresas. Na mesma página, em Empresas TOConline, marque as empresas do escritório → Adicionar ao escritório → Sincronizar. Entram como clientes, com os contactos e as pendências dos últimos 3 meses. Detalhe →

5. Confirmar um contacto. Abra um cliente → Contactos. Se a sincronização não trouxe o email, Novo contacto. Detalhe →

6. Ver o que falta. Separador Pendências: estão lá os documentos em falta. Para outro período, escolha-o no seletor de período e carregue em Sincronizar. Detalhe →

7. Iniciar o primeiro processo. No mesmo ecrã, Iniciar processo → Enviar já. Numa conta nova, o primeiro email abre logo para o rever e só sai com Aprovar e enviar. Sai com o texto simples do sistema - os modelos podem ser configurados posteriormente. Detalhe →

O que ficou para depois

Modelos de email com a identidade do escritório, um calendário de insistências diferente do que vem por omissão, e convidar os colegas. Nenhuma destas configurações é necessária para enviar o primeiro pedido.

A configuração inicial na aplicação

Depois de criar o escritório, a aplicação dá as boas-vindas e mostra, à direita, o painel Configuração inicial: os passos desta página, mais Definir modelo de pedido e Configurar insistências. Carregar num passo leva ao ecrã certo e aponta para o campo; cada passo fica marcado quando está feito. Ligar o TOConline e Sincronizar pendências do período são Opcional, para quem não usa o TOConline.

Fechar por agora esconde o painel; volta pelo botão Configuração inicial no topo da página (em ecrãs largos) ou, no menu do seu nome, em Abrir assistente de configuração. Os contabilistas só veem os passos que lhes cabem: os dados do escritório, os modelos, as insistências e a sincronização de período são do Proprietário e dos Administradores.