Pedidos e insistências

Um processo é o escritório a entregar à Secretária um conjunto de documentos em falta: ela pede-os ao cliente e insiste, segundo o calendário de insistências, até chegarem ou até ao dia limite dos documentos. Cada cliente tem um processo de cada vez.

Iniciar processo

O botão Iniciar processo está no separador Pendências do cliente, na linha do cliente em Clientes que precisam de atenção no painel, no painel lateral que se abre ao escolher um cliente em Clientes (quando tem documentos em falta) e em Comunicações. Com um processo a correr, passa a dizer Adicionar ao processo (em Comunicações continua Iniciar processo). Nas pendências, fica desativado quando a tabela, com os filtros aplicados, não mostra nenhuma Pendente.

O que o processo pede depende de onde se carrega:

Nas pendências, os documentos em aberto da janela que a tabela mostra - o período escolhido no seletor, um intervalo de dias, ou Tudo.
Com documentos selecionados nas caixas da tabela, só esses - ver Documento a documento.
No painel, em Clientes e em Comunicações, tudo o que o cliente tem em aberto.

O clique não envia nada: abre um diálogo com a lista dos documentos que vão ser pedidos, e pergunta quando sai o primeiro email.

Botão	O que faz
`Enviar já`	O primeiro email sai agora.
`Esperar pelo próximo envio`	O primeiro email sai no próximo envio do calendário - o diálogo diz quando: Se esperar, o email sai …

O diálogo diz também até quando o processo vai insistir: Insiste até ao dia limite dos documentos: DD/MM/AAAA. Se o próximo envio do calendário já passasse esse dia, esperar não é possível e só resta Enviar já.

Cada email do processo:

Vai para o contacto principal do cliente - cada um dos marcados como principal (um email para cada pessoa) ou, sem nenhum marcado, o primeiro por nome que tenha email. Um contacto Não contactar nunca recebe. Ver Contactos.
Usa o modelo do cliente, o modelo por omissão do escritório ou o texto simples do sistema, por esta ordem. Ver Qual modelo é usado.
Lista os documentos do processo que continuam em falta - o que entretanto chegou já não é pedido.

Tudo fica registado em Histórico e na auditoria. É apresentada a mensagem Pedido enviado, ou, quando se escolhe esperar, Processo iniciado. O primeiro email sai …. Se não for possível, o motivo é dito: Não há documentos em falta para solicitar., O cliente não tem nenhum contacto com email., Este cliente já tem um processo a decorrer. Adicione os documentos a esse processo., ou A empresa está inativa no software de contabilidade. - uma empresa inativa não recebe pedidos, nem à mão nem pelo calendário.

Quando o dia limite já passou

Se o período escolhido já passou o seu dia limite, o diálogo avisa - O dia limite deste período (DD/MM/AAAA) já passou. - e pergunta o que fazer:

Só este email - sai um email, e mais nenhum.
Insistir até DD/MM/AAAA - o processo corre até ao próximo dia limite que ainda está por vir.

Um intervalo de dias ou Tudo não tem dia limite próprio: o processo corre até ao próximo dia limite ainda por vir.

O dia limite fica fixo quando o processo começa. Mudar depois o dia limite do escritório ou do cliente não mexe num processo que já está a correr.

Enquanto o processo corre

No separador Pendências, uma faixa por cima dos filtros diz como está o processo: Processo em curso, e por baixo Próximo envio a DD/MM/AAAA às HH:MM · N documentos acompanhados · termina a DD/MM/AAAA. À direita ficam Cancelar processo e Adicionar ao processo. Sem envio marcado, a primeira parte diz Sem envio agendado. Sem processo, a faixa diz Sem processo em curso e mostra só Iniciar processo. É o único sítio da ficha onde o processo se vê e se cancela.

Com Envio automático de email ligado, cada insistência sai na data marcada sem ninguém fazer nada. Desligado, nada sai sozinho - nem um primeiro email deixado à espera do próximo envio: depois do primeiro email o processo fica sem próximo envio, e o cliente acaba em Comunicações quando o silêncio passar a cadência.

Documento a documento

Cada pendência pedida no processo em curso tem, na linha por baixo da descrição, a marca Em acompanhamento. Na coluna seguinte ao estado, o botão do sino:

Acompanhar - junta esse documento ao processo. Abre o mesmo diálogo; sem processo a correr, inicia um só com esse documento.
Deixar de acompanhar - tira-o do processo: as insistências seguintes deixam de o pedir.

Para vários de uma vez, marque as caixas à esquerda das linhas (só as pendências por entregar têm caixa). Aparece uma barra - N selecionados - com Deixar de acompanhar (N), Iniciar processo (N) ou Adicionar ao processo (N), e Limpar seleção.

O filtro Acompanhados ou não mostra só os Em acompanhamento ou só os Fora do processo. Tirar o último documento do processo termina-o.

Adicionar ao processo

Com um processo a correr, carregar em Adicionar ao processo na janela de outro período junta-lhe os documentos em aberto dessa janela. O diálogo mostra o que entra - os que já estavam no processo aparecem como Já acompanhado - e diz quando sai o próximo envio: Seguem no próximo envio: …. Os botões são outros:

Enviar já - sai já um email com a lista toda, e o calendário volta a contar a partir desse envio.
Adicionar ao processo - os documentos novos seguem no próximo envio, na data que já estava marcada.

O dia limite do processo não muda.

Documentos novos que entram na lista - por sincronização, importação de ficheiro ou à mão - juntam-se sozinhos ao processo em curso quando a data deles cai na janela para que o processo foi iniciado, ou quando não têm data. Os outros ficam Fora do processo até alguém os juntar. Um documento que alguém retirou do processo não volta a entrar sozinho.

Cancelar

Cancelar processo pede confirmação: Não sai mais nenhum email deste processo. Os documentos continuam em falta e pode iniciar outro processo quando quiser. As pendências ficam como estão, e o Envio automático de email do cliente não muda. Um email retido à espera de aprovação é recusado.

Como o processo termina

Fim	Quando
Não falta nada	O último documento do processo deixa de estar `Pendente` - por email lido, por sincronização, à mão. Nenhuma insistência marcada sai. À mão, o processo fecha logo; por email ou sincronização, fecha na data do envio seguinte, sem enviar nada.
Dia limite	O próximo envio cairia depois do dia limite dos documentos. O processo fecha logo a seguir ao último envio que cabe; um envio no próprio dia limite ainda sai.
Cancelado	Alguém carregou em `Cancelar processo`, rejeitou o email retido, ou retirou a empresa TOConline do escritório em `Integrações`, na barra lateral. Fica na auditoria.
Sem documentos	Alguém tirou do processo o último documento.
Sem contacto	O cliente ficou sem nenhum contacto com email que se possa usar.

Uma resposta sem documentos não termina o processo. Aparece no histórico e muda a coluna Resposta da lista de Clientes para Respondeu - mas as insistências continuam até os documentos chegarem.

Quando o processo termina com documentos em falta

Um processo que chega ao dia limite com documentos por entregar deixa o cliente sem ninguém a insistir, com o prazo à porta. A Secretária não o deixa passar em silêncio:

Painel - é a primeira linha de O que precisa de fazer agora: Cliente: o processo terminou sem os documentos todos, com N documentos em falta · dia limite DD/MM/AAAA e Abrir cliente. Com vários clientes, uma linha só - N clientes sem mais insistências antes do prazo - que leva a Comunicações.
Prazo - o cliente fica pelo menos Em risco, ou Fora de prazo se o prazo já passou, onde quer que o risco do prazo apareça.
Comunicações - entra logo na lista, com o motivo Processo terminou antes do prazo - N envios sem resposta, sem esperar pela cadência de silêncio.
Email - quem iniciou o processo e o responsável do cliente recebem Processo terminado: cliente tem documentos em falta, a dizer que o próximo envio passaria o dia limite, quantos documentos faltam, e o link para o cliente.
Resumo semanal - à segunda-feira, N clientes sem mais insistências antes do prazo, com documentos em falta:, seguido dos nomes.
Ficha do cliente - no separador Pendências, o aviso O processo terminou: o próximo envio passaria o dia limite dos documentos (DD/MM/AAAA). Continuam em falta N documentos.

Um processo de Só este email que deixe documentos em falta é tratado da mesma maneira. Tudo isto desaparece sozinho quando se inicia um processo novo ou quando os documentos chegam.