Importar clientes

Sincronizar as empresas

Com pelo menos um membro com a chave de acesso TOConline guardada, entram as empresas que os membros atribuíram ao escritório:

1. Clientes → Sincronizar os meus clientes.

2. Leia o resultado: N criadas, N ligadas, N ignoradas - e, a seguir, N fichas de empresa lidas, N contactos criados.

Sincronizar os meus clientes e Sincronizar pendências do período só aparecem a quem tem o papel Proprietário ou Administrador, e nunca os dois ao mesmo tempo: o primeiro só enquanto a lista está vazia, o segundo só depois de haver clientes. Depois do primeiro cliente, as empresas novas entram pelo Sincronizar de A minha conta. Se nenhum membro guardou uma chave TOConline, carregar no botão mostra no topo da página o aviso Integração com o TOConline não configurada, com Configurar integração, que leva a A minha conta → Integrações. Se há chave mas nenhum cliente escolhido para o escritório, abre Clientes a selecionar para este Escritório, com Ir para Integrações.

O que a sincronização faz:

• Junta as chaves de todos os membros. Uma empresa que só um colega alcança entra na mesma, se ele a tiver atribuído ao escritório. Se o TOConline recusar a chave de algum, aparece Chaves de membros que o TOConline recusou: N, e as empresas que só essa chave alcança ficam de fora até esse membro guardar a chave atual.
• Cria um cliente por empresa ativa, identificado pelo NIF. Uma empresa cujo NIF já existe na lista é ligada ao cliente existente - a designação que o escritório escreveu mantém-se. As ignoradas são as inativas, as em manutenção e as que o TOConline dá sem um NIF válido.
• Lê a ficha de cada empresa nova na lista, e de novo uma vez por mês - designação, NIF e email de contacto - e cria um contacto com esse email se o cliente ainda não tiver nenhum com o mesmo endereço (ver O que vem da sincronização).
• Não lê pendências. As dos últimos 3 meses vêm com o Sincronizar de A minha conta.
• Nunca elimina nada.

Nota

A sincronização automática de todos os dias também passa pelas empresas, mas só atualiza os clientes que já existem - a ligação, o estado ativo ou inativo e o contacto da ficha. Uma empresa atribuída que ainda não é cliente só entra numa sincronização pedida à mão: este botão, com a lista vazia, Sincronizar pendências do período com todos os clientes, ou o Sincronizar de A minha conta.

Clientes inativos

Uma empresa que o TOConline dá como não ativa não é importada. Um cliente já na lista cuja empresa entretanto fechou é marcado como inativo:

• sai da lista de clientes e do painel;
• deixa de receber pedidos e insistências, manuais ou automáticos;
• mantém o histórico e as pendências, para consulta.

Para os ver, na lista de clientes ligue Mostrar clientes inativos. Se a empresa voltar a estar ativa no TOConline, a sincronização seguinte volta a ativá-la.

Uma empresa que o TOConline dá como em manutenção é saltada: não entra, e um cliente já ligado a ela não fica inativo.

Um cliente também fica inativo, da mesma maneira, quando a sua empresa é removida do escritório e nenhum outro membro a atribui; os processos em curso dele são cancelados. Volta quando a empresa é atribuída de novo e sincronizada.

Importar uma lista de clientes

Se já dispõe da lista de clientes numa folha de cálculo, pode importá-la em vez de criar cada cliente manualmente. Em Clientes, Importar clientes: Excel (.xlsx) ou CSV, uma linha por cliente.

1. Descarregar modelo - é o ficheiro que a importação sabe ler, e a versão Excel traz o regime de IVA como lista fechada.

2. Preencha as colunas: Nome, NIF, Regime de IVA (Mensal ou Trimestral), Contacto principal e Email do contacto são obrigatórias, como em Novo cliente; Telefone do contacto é opcional. Só as colunas A a F são lidas: o que estiver mais à direita (notas, cálculos) fica de fora da importação. As colunas do modelo têm de estar no ficheiro, mesmo vazias; se faltar alguma, aparece Este ficheiro não tem as colunas do modelo.

3. Carregue o ficheiro e leia a pré-visualização antes de escrever seja o que for: quantas linhas entram, como ficam, e o que cada linha recusada tem de errado.

   

4. Importar N cria exatamente as N linhas que viu.

O que a pré-visualização assinala:

Problema	Linha	Porquê
Sem nome	não entra	A coluna Nome está vazia.
Sem regime de IVA	não entra	A coluna está vazia: o regime decide o prazo e a cadência, e não se adivinha.
NIF inválido	não entra	Está vazio ou falha o dígito de controlo.
Email inválido	não entra	O endereço do contacto não é um endereço.
Telefone inválido	entra sem telefone	Tem letras, ou não tem entre 9 e 15 algarismos.
NIF repetido no ficheiro	só a primeira entra	Duas linhas para a mesma empresa.
Cliente já existente	não entra	Já há um cliente com esse NIF na lista.
Regime não reconhecido	não entra	O texto não é Mensal nem Trimestral.
Sem contacto principal	não entra	O cliente ficaria sem ninguém a quem pedir documentos.
Sem email do contacto	não entra	Os pedidos de documentos seguem por email.

Até 500 linhas por importação; um ficheiro maior é recusado inteiro, sem importar nenhuma linha. Um NIF que já exista na lista fica de fora, e a pré-visualização já o diz, por isso reimportar o mesmo ficheiro não duplica nada. Os clientes assim criados nascem sem software; se a empresa estiver no TOConline, atribua-a ao escritório em A minha conta e carregue em Sincronizar: o NIF coincide e o cliente fica ligado.

Criar um cliente manualmente

Novo cliente, em Clientes (no topo da lista, ou ao centro enquanto não há clientes): Nome, NIF, Regime de IVA (Mensal ou Trimestral) e o nome e o email do Contacto principal, a quem os documentos são pedidos. Todos são obrigatórios, e o NIF é validado pelo dígito de controlo. Serve para uma empresa cuja contabilidade está noutro software, ou para experimentar.

Um cliente sem software não tem o que sincronizar - Sincronizar não aparece no separador Pendências - mas tem período como qualquer outro: as pendências são as que o escritório escreve ou importa de um ficheiro, e o seletor de período corta a lista da mesma maneira. Um processo iniciado a partir de Tudo cobre todas as pendências abertas de uma vez.

Dia limite dos documentos

O escritório tem um dia do mês em que precisa dos documentos de um período (Definições → Escritório → Dia limite para a entrega dos documentos; dia 20 por omissão, que é a data legal do IVA). Um cliente que feche as contas mais cedo, ou a quem se deu folga, pode ter o seu: no separador Definições do cliente, o campo com o mesmo nome, entre 1 e 31.

Deixar o campo vazio segue o escritório - é como nasce um cliente novo, e é o caso normal.

O dia decide quatro coisas: até quando um processo insiste (Periodicidade e cadência), quando o painel começa a dizer que o cliente está em risco ou fora de prazo, o prazo que o resumo semanal conta, e a data que a variável __prazo__ escreve no email (Variáveis dos modelos).

Um processo fixa o seu dia limite quando começa: mudar o dia depois só conta para os processos seguintes.

Ligar um cliente manual ao TOConline

Se criou o cliente à mão e a empresa existe no TOConline, atribua-a ao escritório em A minha conta e carregue em Sincronizar na lista de empresas: o NIF coincide e o cliente fica ligado. Escolher Software → TOConline no separador Definições do cliente não chega: o ID da empresa no TOConline só é preenchido por esse Sincronizar, com a empresa atribuída ao escritório.