Por identificar

A Secretária lê a caixa de correio a cada minuto, e só o correio de quem conhece: contactos dos clientes e membros do escritório. O que consegue ligar a um cliente fica no histórico desse cliente. O que precisa de uma pessoa - um anexo por arquivar, uma mensagem que não sabe de que cliente é - vem também para Por identificar.

O ecrã, Documentos por identificar, diz ao lado do título quantas mensagens há a rever e quantas falharam a autenticação. Tem duas colunas: à esquerda, Emails com documentos - o cliente (ou o remetente), o assunto, quando chegou e quantos ficheiros traz; à direita, a mensagem escolhida - assunto, remetente, data, cliente, Para e Cc, as marcas, o texto (fechado: carregue em Mensagem para o ler) e os anexos - com os botões que decidem o que lhe acontece: Arquivar documentos e Marcar como revisto.

Ao lado de cada anexo, o estado da leitura: Em espera, A ler o texto, A ler o QR, A fazer OCR e A ler com IA enquanto lê - o ecrã atualiza-se sozinho -, e no fim Lido e detetado (fechou uma pendência), Lido, Nada lido ou Falhou a leitura.

Porque uma mensagem cai aqui

• Não está ligada a nenhum pedido. O remetente é contacto de mais do que um cliente e a mensagem não diz de qual é, ou o cliente ainda não recebeu nenhum pedido. Sem cliente identificado, aparece como Sem pedido associado.
• Traz anexos por arquivar. Mesmo uma resposta a um pedido aparece aqui enquanto tiver um anexo que não fechou nenhuma pendência.
• Foi reencaminhada por alguém do escritório. Um colega recebeu os documentos no seu email e reencaminhou-os para a caixa. Aparece como Do escritório; ao passar o rato, diz quem reencaminhou.
• Falhou a autenticação. DKIM/SPF falhou: o servidor não confirma que o email vem de quem diz. Por prudência, os anexos destas mensagens nunca fecham pendências sozinhos - a mensagem requer revisão manual. No histórico do cliente aparece com a mesma marca.

Uma resposta de um contacto a um pedido já enviado, sem anexos ou com todos os anexos lidos e associados, não passa por aqui: fica só no histórico do cliente.

Um remetente desconhecido - nem membro do escritório nem contacto de um cliente - nunca chega aqui: a mensagem é descartada à entrada, antes de qualquer outra regra, mesmo quando responde a um pedido. Ver Por onde entram as respostas.

Uma mensagem cujas faturas foram todas lidas e casaram com pendências aparece com Associado automaticamente: o processamento está concluído e resta apenas arquivar a mensagem.

Arquivar documentos

Para uma mensagem com anexos que entregam documentos:

1. Com a mensagem aberta à direita, Arquivar documentos.

   

2. Escolha o cliente em Associar a cliente - já vem escolhido quando a mensagem está ligada a um. Só depois aparece o que lhe falta.

3. Para cada documento, em Documentos entregues, diga que pendência é que ele fecha; N de M decididos conta quantos já têm resposta. Uma pendência escolhida para um documento deixa de ser oferecida aos outros. Um documento que só a IA conseguiu ler já vem com a pendência escolhida e a nota Sugerido pela IA — confirme antes de arquivar: confirme-a (ou troque-a) com o ficheiro à vista.

4. Arquivar documentos. Aparece Arquivado · N documentos fechados.

A pergunta é por documento, não por mensagem. Um único ficheiro PDF pode conter vários documentos, que devem ser associados individualmente às respetivas pendências. O que a Secretária já leu e associou sozinha (Lido e detetado na mensagem) não aparece no diálogo - a associação já está feita e não necessita de nova intervenção. Se todos os documentos foram detetados, basta arquivar.

Um documento que não fecha nada deixa-se em Nenhuma - não foi usado: conta como decidido em N de M decididos, mas fica igual a um documento sem resposta - o que fica sem pendência conta como não utilizado.

O que ficou associado passa a Recebida (ou logo a Associada, numa pendência escrita à mão ou importada de um ficheiro) e deixa de ser pedido nas insistências seguintes; a mensagem e os anexos passam para o histórico do cliente e contam como resposta dele; a linha sai de Por identificar.

Nota

Uma mensagem sem anexos não tem documentos para atribuir, e nesse caso o diálogo volta à lista simples: marque as pendências que o cliente entregou por outra via.

Associar a cliente

Para uma mensagem sem nada a fechar - uma pergunta, um “vou enviar amanhã” - abra Arquivar documentos, escolha o cliente em Associar a cliente e arquive sem escolher nenhuma pendência: a mensagem fica ligada a esse cliente sem fechar nada. Fica no histórico como Recebido e conta como resposta no painel (a não ser que tenha DKIM/SPF falhou).

Marcar como revisto

Para o que não é de cliente nenhum - publicidade, um email perdido - Marcar como revisto. Sai da lista e fica registado que alguém viu.

Quando a pendência aparece depois do ficheiro

Um ficheiro que chegou antes de a pendência existir não precisa de ninguém: quando ela aparece - pela sincronização, por importação ou escrita à mão -, a Secretária volta a procurar entre os ficheiros já lidos desse cliente. Uma fatura encontra-a pelo número do documento; o comprovativo de um movimento bancário, pelo valor e pela data. Fica de fora o que só a IA leu e o que veio numa mensagem com DKIM/SPF falhou: esses arquivam-se aqui, à mão.

Sincronizar emails

A leitura da caixa é automática; Próxima verificação em N diz quando. Sincronizar emails não espera.

Nota

A leitura das faturas lê primeiro o texto do PDF (o ATCUD) e depois o código QR de cada página - o mais fiável, porque traz os NIF e o número do documento. Só quando nenhum dos dois dá nada faz OCR da imagem. Uma fatura que casa com uma pendência pelo número do documento ou pelo ATCUD fecha-a sozinha; se houver dúvida - dois candidatos - não fecha nada e a mensagem vem para aqui. Quando nada disto lê a fatura, a IA lê a página e propõe a pendência - nunca a fecha sozinha: só fecha quando alguém carrega em Arquivar documentos.