Modelos de email

Sem modelo, os pedidos saem com o texto simples do sistema. Um modelo permite adaptar os pedidos à comunicação do escritório - e falar a um cliente de forma diferente dos outros.

Só o Proprietário e o Administrador escrevem, duplicam e apagam modelos e escolhem o modelo por omissão. Os outros membros veem as listas e podem ativar um modelo num cliente.

Criar um modelo

1. Definições → Insistências e modelos → secção Modelos de email → Novo modelo.

   

2. O editor abre em página própria. Dê-lhe um Nome (só o escritório o vê) e um Assunto (o cliente vê).

   

3. Escreva o corpo. Prima / para inserir blocos - títulos, listas, botão, separador, colunas - e as variáveis. A barra por cima do texto tem só as variáveis, um botão para cada, inserida onde está o cursor.

4. Guardar. O modelo fica na lista; a partir daí pode ser escolhido como modelo por omissão do escritório ou como modelo de um cliente. Só o Guardar cria o modelo: sair do editor a meio não deixa nada na lista.

Variáveis

Não é preciso escrevê-las à mão: a barra Inserir: tem um botão por variável. No envio, cada uma é substituída pelo valor do cliente.

Botão	Fica no lugar	Exemplo
Nome do cliente	A designação do cliente	Padaria Central, Lda
Nome do contacto	O nome de quem recebe este email	Maria Santos
Período	O período pedido, por extenso	fevereiro de 2026
Assinatura	Quem assina o email	Secretária Virtual
N.º de documentos	Quantos documentos este email pede	6
Total de documentos	O mesmo número com a palavra, no singular ou no plural	1 documento, 6 documentos
Prazo	O dia limite até ao qual o processo insiste	20/09/2026
Lista de documentos	Um documento por linha: tipo, número, fornecedor, valor e data	Fatura FT 2026/4471: EDP Comercial - 87,90 € (05/03/2026)

A Lista de documentos num parágrafo sozinho sai como lista com marcas; no meio de uma frase, fica no mesmo parágrafo, um documento por linha, cada um com a sua marca.

Referência completa em Variáveis dos modelos.

O que se lê no editor

No modelo de um cliente, cada variável é apresentada com uma pré-visualização do valor que terá no envio - o nome do cliente, o contacto principal, o período, o prazo, os documentos - em vez do seu nome. O que está guardado continua a ser a variável: quem escreve lê o email como ele chega, sem perder o marcador.

Para manter a pré-visualização legível, a Lista de documentos apresenta apenas os primeiros cinco documentos; o email leva todos, e o N.º de documentos diz quantos são. Onde o cliente ainda não tem um valor - sem contacto, ou sem nada em aberto - aparece um valor de exemplo.

No modelo do escritório as variáveis aparecem pelo nome - Nome do cliente, Prazo - e não por um valor: esse texto é escrito para qualquer cliente, e um nome de exemplo seria uma mentira. O mesmo vale para o rascunho escrito pela IA.

Com o modo de demonstração ligado, o que identifica o cliente vem já mascarado do servidor e sai desfocado aqui - o tipo e a data de cada documento continuam legíveis, que é o que faz a linha significar alguma coisa.

Modelos de um cliente

Um cliente pode ter um modelo só dele: separador Modelos da ficha → Novo Modelo. Abre o mesmo editor, já apontado a este cliente - e, como no do escritório, nada é escrito até Guardar: sair a meio deixa a lista do cliente como estava.

Escrever um modelo não o põe em uso: na linha dele, Ativar faz dele o modelo dos emails deste cliente, e a linha passa a mostrar Em uso. Desativar devolve o cliente ao modelo por omissão do escritório. Se não ativar nenhum, o cliente usa o do escritório - e é nesse que aparece Em uso, sem botão Ativar. Sem modelo por omissão no escritório, nenhuma linha diz Em uso: sai o texto simples do sistema.

Esse modelo não é oferecido a mais ninguém: outro cliente não o consegue ativar, e o servidor recusa o seu identificador se for enviado à mão.

Por baixo, o mesmo separador lista os Modelos do escritório - os que servem todos os clientes. Também se ativam aqui, só para este cliente. Abrem no mesmo editor, e o que se lá mudar muda para todos os clientes do escritório.

Duplicar um modelo

Para escrever uma variante sem mexer no original - um tom mais firme, uma versão em inglês - duplique-o. O botão Duplicar (o ícone de duas folhas, entre o lápis e Eliminar) está em cada linha:

• da lista de modelos do escritório, em Definições → Insistências e modelos → Modelos de email;
• de Modelos deste cliente, no separador Modelos da ficha do cliente.

Os Modelos do escritório que aparecem na ficha do cliente não têm Duplicar: duplique-os nas definições do escritório.

1. Duplicar. A cópia é gravada de imediato - não há Guardar neste passo -, aparece na mesma lista com o nome Nome do original (cópia), e o editor não abre. A cópia de um modelo do escritório é do escritório; a de um modelo de um cliente é só desse cliente.

2. Na linha da cópia, o lápis (Editar modelo) abre-a no editor. Mude o nome, o assunto e o texto, e Guardar. O original fica como estava.

3. Escolha o modelo que vai ser usado - duplicar não muda nada nos envios:

   • para um cliente: separador Modelos do cliente → Ativar na linha da cópia;
   • para todo o escritório: Definições → Insistências e modelos → Modelos de email → Modelo por omissão → a cópia. Fica guardado ao escolher.

No separador Modelos da ficha, a marca Em uso diz que modelo o cliente está a usar; nas definições do escritório, a marca Por omissão diz qual é o do escritório. Ver Qual modelo é usado em cada envio.

Nota

Para dar a um só cliente uma variante de um modelo do escritório, duplicá-lo nas definições do escritório cria uma cópia que todos os clientes podem escolher. Se a quer só para esse cliente, crie-a com Novo Modelo no separador Modelos dele.

Aspeto e pré-visualização

O painel à direita afina cores, largura e espaçamento. Pré-visualizar abre o email montado numa janela: com os valores do cliente, no modelo de um cliente; com dados de exemplo, no do escritório.

Os modelos não levam imagens: colar ou largar um ficheiro no editor não é suportado.

Escrever com IA

Por cima do editor, Escrever com IA escreve o pedido de documentos por si. Escolha o tom - Cordial, Profissional ou Formal, do menos ao mais formal - e Gerar escreve um rascunho. Gerar de novo (num modelo guardado, o botão diz Gerar outro) substitui o rascunho por decidir, que fica descartado. Não há texto livre: a IA só recebe o tom e o idioma da aplicação, nunca os dados do cliente, e escreve com as variáveis, que cada envio preenche. Os tons Profissional e Formal indicam sempre o prazo.

O rascunho aparece à medida que é escrito, e é verificado: tem de trazer o período e a lista de documentos, não pode trazer ligações, endereços de email, telefones nem palavras do português do Brasil. Se falhar, é trocado por um texto-base revisto para o tom escolhido.

O rascunho não entra no editor sozinho: abre por baixo como Rascunho por aprovar, com o assunto e o corpo que foram escritos, e duas saídas - Aprovar e aplicar, que substitui o assunto e o texto do editor, e Descartar. Enquanto houver um rascunho por decidir, o resto da página fica bloqueado: um modelo editado à volta de uma proposta em suspenso é um modelo que ninguém sabe descrever depois.

O rascunho lê-se como o editor: num modelo de um cliente, as variáveis que a IA escreveu aparecem pelo valor do cliente (mascaradas, com o modo de demonstração ligado); num modelo do escritório, pelo nome. O que é aprovado continua a ser o texto com as variáveis lá dentro.

Num modelo ainda por guardar o rascunho fica só naquela página - a própria secção o diz. Guarde o modelo e a geração passa a escrever sobre ele: num modelo guardado, o rascunho fica à espera de decisão mesmo que saia da página.

Nota

A geração por IA é ligada por quem instalou a plataforma. Se não estiver, o botão aparece na mesma, mas Gerar responde que a geração por IA está indisponível e nada é escrito.

Qual modelo é usado em cada envio

Do mais específico para o mais geral:

1. O modelo ativado no cliente (separador Modelos do cliente → Ativar).
2. O modelo por omissão do escritório (Definições → Insistências e modelos → Modelos de email).
3. Sem nenhum: o texto simples do sistema.

O modelo escolhido serve o pedido e todas as insistências do processo: escreva-o de maneira a ler bem tanto no primeiro email como no quarto.

Nota

Apagar um modelo em uso não deixa ninguém sem texto: quem o usava passa ao nível seguinte da lista acima. A caixa de confirmação diz quantos clientes o têm ativado.

Duas ideias que funcionam

• Um modelo mais direto para quem se atrasa sempre. Escreva-o no separador Modelos desse cliente e carregue em Ativar; os outros clientes continuam com o do escritório.
• Um modelo em inglês para clientes com Idioma do cliente = Inglês: o texto simples do sistema já sai em inglês, mas um modelo próprio sai como o escritório quer.