Envio de emails

Os pedidos são enviados através de uma caixa de correio já associada à Secretária Virtual. As respostas dos clientes são recebidas nessa mesma caixa. Esta configuração é feita durante a implementação do serviço, pelo que não precisa de configurar nada.

O que o escritório controla está em Definições, repartido por dois separadores - Escritório diz quem é e até quando, Insistências e modelos decide o resto. Só o Proprietário e o Administrador as alteram; os restantes membros veem-nas só para leitura.

Campo	Separador	Para quê
Nome do escritório	Escritório	O nome do escritório na aplicação e nos convites aos colegas. Os pedidos aos clientes não o levam: saem da caixa da Secretária e assinam Secretária Virtual - ou o nome de remetente que o escritório já tinha guardado, se tiver um (ver abaixo).
Dia limite para a entrega dos documentos	Escritório	O dia do mês em que os documentos de um período têm de estar entregues - e até onde um processo insiste. 20 por omissão, que é a data legal do IVA mensal. Um cliente pode ter o seu - ver Importar clientes.
Frequência (painel Agendamento das insistências)	Insistências e modelos	Em que dias e a que horas saem as insistências dos clientes sem calendário próprio. Por omissão, de 7 em 7 dias às 09:00.
Modelo por omissão	Insistências e modelos	O texto usado em todos os clientes sem modelo próprio. Está na secção Modelos de email, só aparece quando já há um modelo, e fica guardado ao escolher. Sem nenhum, sai o Texto simples do sistema.

No fundo do separador Escritório, o Proprietário tem ainda Eliminar escritório - ver Eliminar o escritório.

A cadência e os modelos têm as suas páginas - Periodicidade e cadência e Modelos de email.

O texto simples do sistema

Enquanto não houver modelo, cada pedido sai assim, no idioma do cliente. Está em primeiro na lista de Modelos de email, marcado Só leitura: o botão do olho (Ver modelo) mostra-o com dados de exemplo, mas não se edita.

Documentos em falta - Padaria Central, Lda

Exmos. Srs. Padaria Central, Lda,

Vimos por este meio solicitar o envio dos seguintes documentos em falta:

• Fatura FT 2026/117: Infraestruturas de Portugal, S.A. - 240,00 € (28/02/2026)
• Fatura FT 2026/4471: EDP Comercial - 87,90 € (05/03/2026)

Pode responder diretamente a este email com os documentos em anexo.

Com os melhores cumprimentos, Secretária Virtual

Cada linha é um documento em falta, com o número, o valor e a data que o software de contabilidade lhe dá - número e valor saem quando existem, para o cliente saber qual das faturas do mesmo fornecedor lhe está a ser pedida. Um documento que já chegou mas não estava legível leva a nota “o ficheiro enviado não estava legível, agradecemos novo envio” - assim o cliente não lê o pedido como repetido.

Por onde entram as respostas

Os pedidos saem da caixa da Secretária, e o Responder a de cada pedido é essa mesma caixa, com o NIF do cliente no endereço (caixa+512345678@exemplo.pt). É assim para todos os clientes, tenham ou não responsável: a resposta não vai para o email de ninguém do escritório. Entra na caixa, a Secretária lê-a ao fim de poucos minutos, e o escritório vê-a na aplicação.

Quem escreve

Remetente	O que acontece à mensagem
Contacto de um cliente - um endereço que está nos Contactos de um cliente	É lida. Fica no Histórico do cliente e, quando precisa de uma pessoa, também em Por identificar. Um contacto marcado Não contactar não recebe pedidos, mas o que envia é lido na mesma.
Membro do escritório - um colega que reencaminha documentos que recebeu no seu email	É lida. Se não disser de que cliente é (ver abaixo), vai para Por identificar marcada Do escritório, para alguém escolher o cliente.
Desconhecido - nem contacto de um cliente nem membro do escritório	É descartada à entrada. Não chega ao histórico nem a Por identificar, e não fica guardada. Acontece mesmo quando responde a um pedido ou escreve para o endereço com o NIF.

Se um cliente responder de um endereço novo, acrescente-o aos contactos dele e peça-lhe que reenvie: o que foi descartado não se recupera.

De que cliente é

Para uma mensagem de quem se conhece, a Secretária procura o cliente por esta ordem:

1. Responde a um pedido enviado - o programa de email do cliente guardou a ligação à mensagem original.
2. Foi escrita para o endereço com o NIF de um cliente. É o que atribui a resposta quando o programa de email não guarda essa ligação - e serve também ao colega que reencaminha: reencaminhar para o endereço com o NIF diz de que cliente são os documentos. Se o mesmo NIF for cliente de dois escritórios, o endereço não chega para escolher.
3. O remetente é contacto de um só cliente. Um endereço que esteja nos contactos de dois clientes só é atribuído pelos dois passos anteriores.

As faturas em anexo são lidas de imediato. Uma fatura que corresponda a uma pendência fecha-a sem ninguém abrir o ficheiro: passa a Recebida, ou a Associada numa pendência escrita à mão ou importada de um ficheiro.

Verificar

1. Escolha um cliente que tenha um contacto com email - pode ser o seu próprio endereço, num cliente de teste. Os pedidos só vão para o contacto principal.
2. No separador Pendências, Iniciar processo → Enviar já.
3. Confirme que o email chegou, e que aparece em Histórico como Enviado.
4. Responda-lhe com um PDF de uma fatura em anexo. Ao fim de poucos minutos a resposta aparece no histórico como Recebido.