Comunicações sem resposta

Enquanto um processo estiver a correr, as insistências saem sozinhas, segundo o calendário de insistências. Comunicações, na barra lateral, mostra os dois lados:

• Comunicações sem resposta - a tabela principal: os clientes que se calaram e a quem já ninguém está a pedir nada. É aqui que uma pessoa tem de agir.
• Comunicações automáticas em curso - por baixo: os clientes a quem a Secretária ainda está a insistir sozinha. Não pedem nada a ninguém; ver Comunicações automáticas em curso.

A tabela de clientes sem resposta tem as colunas Cliente, Pendências, Sem resposta há (os dias, e a data do último pedido), Porquê, Prazo e, em Ações, Iniciar processo. O nome do cliente abre a ficha. Sem ninguém na lista, o ecrã diz Ninguém está à espera de si.

Quem entra na lista

Todas estas ao mesmo tempo:

• tem documentos por entregar;
• saiu-lhe um pedido e não veio resposta desde então;
• passaram pelo menos tantos dias como o maior intervalo do calendário de insistências desse cliente - o próprio ou o do escritório; de 7 em 7 dias, são 7 dias;
• e não há insistência agendada para ele: o envio automático está desligado, ou não há próximo envio marcado.

A última é a que interessa. Um cliente com um processo a correr não precisa de sugestão nenhuma: precisa que o prazo chegue. Uma lista que sugerisse o que o servidor vai fazer depois de amanhã seria uma lista que se aprende a fechar sem ler.

Há uma exceção, e não espera pelo silêncio: um cliente cujo processo terminou no dia limite com documentos em falta entra logo, mesmo que tenha respondido - já não sai mais nenhuma insistência e os dias até ao prazo contam.

Porquê	O que aconteceu
Processo terminou antes do prazo - N envios sem resposta	O próximo envio passaria o dia limite dos documentos, por isso o processo fechou com documentos em falta. Ver Quando o processo termina com documentos em falta.
Envio automático desligado - N tentativas sem resposta	O cliente tem o Envio automático de email desligado nas suas definições. Insistir é sempre decisão de uma pessoa.
Insistência sem resposta ao fim de N tentativas	Não há envio marcado: o processo acabou sem os documentos chegarem (cancelado, email recusado, último documento retirado, cliente sem contacto com email) ou o próximo email está retido à espera de aprovação.

N é o número de emails que saíram desde a última resposta.

Quem vê o quê

O mesmo que em toda a aplicação: um contabilista vê os seus clientes e os que não têm responsável; quem gere o escritório vê todos, mesmo os que já têm responsável. Ver Funções e acessos.

O aviso à entrada

Havendo clientes calados, o painel di-lo uma vez por separador do navegador, num aviso Clientes sem reação com os três mais urgentes e há quantos dias estão calados:

Ver a lista abre Comunicações. Agora não fecha e não volta a aparecer nesse separador, nem ao recarregar a página - só num separador ou janela novos. A lista continua no menu, com o contador ao lado.

O aviso fala só de silêncio: os clientes cujo processo terminou no dia limite não entram nele - já estão na primeira linha do painel.

Insistir

Iniciar processo na linha faz exatamente o que o mesmo botão faz no painel: abre o diálogo com tudo o que o cliente tem em aberto, e o email sai já ou no próximo envio do calendário. Se tiver aprovação ligada, o email fica à sua espera em vez de sair.

O cliente sai da lista quando o email sai, ou quando fica um envio marcado com o envio automático ligado. Um email retido à espera de aprovação deixa-o na lista até ser aprovado. Com o envio automático desligado, use Enviar já: à espera do próximo envio, o email nunca sai. Uma resposta do cliente também o tira de lá - a não ser que o processo tenha terminado no dia limite.

Nota

Com o envio automático desligado, o processo pode continuar aberto depois do primeiro email. Nesse caso o diálogo só junta documentos que ainda não estão no processo; para voltar a pedir os que lá estão, cancele o processo e inicie outro.

A ordem

Primeiro quem está fora de prazo, depois quem está em risco, depois apertado e por fim em dia; dentro de cada grupo, quem está calado há mais tempo. A criticidade não muda o número de dias que se espera - muda quem se lê primeiro quando a lista tem trinta linhas e a manhã tem uma hora.

Comunicações automáticas em curso

A segunda tabela é o contrário da primeira: os clientes que a Secretária ainda está a acompanhar sozinha. Um cliente entra quando tem as três coisas:

• documentos Pendente;
• o Envio automático de email ligado;
• um próximo envio marcado no calendário do processo.

Serve para confirmar que um cliente está a ser acompanhado, sem abrir a ficha. Não tem botões: o nome do cliente abre a ficha, e o resto acontece sozinho. A tabela só aparece quando há algum cliente nesta situação.

Coluna	O que mostra
Cliente	A designação. Abre a ficha do cliente.
Pendências	Quantos documentos do cliente estão Pendente, em todos os períodos - não só os que o processo pede.
Próximo lembrete	O dia e a hora do próximo envio marcado. Passada mais de uma hora sem ele sair, ganha a marca Em atraso: Este lembrete já devia ter saído e ainda não saiu.
Prazo	O risco do prazo - Em dia, Apertado, Em risco ou Fora de prazo. Não é uma data: ver O risco do prazo.

A ordem é a do Próximo lembrete: primeiro o envio mais próximo.

Quando um cliente deixa de ter envio marcado - o processo terminou, foi cancelado, ou o envio automático foi desligado -, sai desta tabela. Se continuar sem responder, passa à primeira, segundo as regras de Quem entra na lista.