Funções e acessos

As quatro funções

	Proprietário	Administrador	Contabilista Certificado	Contabilista Não Certificado
Vê todos os clientes	✓	✓	só os seus e os sem responsável	idem
Cria e edita clientes	✓	✓	✓	✓
Pendências, pedidos, contactos	✓	✓	✓	✓
Escolhe o modelo de um cliente	✓	✓	✓	✓
Escreve modelos de email	✓	✓	-	-
Definições do escritório	✓	✓	só consulta	só consulta
Sincroniza todo o escritório, em Clientes	✓	✓	-	-
Convida e remove membros, muda funções	✓	✓	-	-
Elimina o escritório	✓	-	-	-
Auditoria	✓	✓	✓	✓

Contabilista Certificado e Não Certificado têm hoje os mesmos acessos: a distinção é o título, para a lista de membros dizer quem é quem.

O que uma função não pode fazer não lhe é oferecido: um contabilista vê as definições do escritório sem o botão de guardar, e a equipa sem o convite. O separador Notificações das Definições é de cada membro: todos o alteram.

O Proprietário é quem criou o escritório. A função não se convida nem se atribui a outro membro, e não se muda a do Proprietário nem a própria.

O responsável de um cliente

Na ficha do cliente, separador Definições, o campo Responsável atribui-o a um membro.

• Com responsável: só esse membro e a administração (Proprietário, Administrador) o vêem - no painel, na lista e na pesquisa.
• Sem responsável: todos os membros o vêem.

Quando um membro é removido do escritório, os clientes de que era responsável ficam Sem responsável e passam a ser vistos por todos.

O responsável não muda para onde vão as respostas. O Responder a dos pedidos é sempre a caixa da Secretária, com o NIF do cliente no endereço - haja ou não responsável. A resposta fica no Histórico do cliente (e em Por identificar, quando precisa de uma pessoa), onde o responsável a vê. Ver Por onde entram as respostas.

Chaves de acesso TOConline

São pessoais, guardadas em A minha conta → Integrações. Cada membro escolhe, em Empresas TOConline, quais das empresas da sua chave cada escritório sincroniza (Adicionar ao escritório): todas começam Não atribuída. Qualquer função o pode fazer, porque as empresas são as da sua chave. A sincronização do escritório lê cada empresa através de um membro que a atribuiu a esse escritório; uma empresa que só um membro atribuiu também é sincronizada.

Quem tem chave e empresas atribuídas pode ainda carregar em Sincronizar nesse mesmo ecrã, qualquer que seja a sua função: as empresas atribuídas passam a clientes e o escritório é lido nos últimos três meses.

Guardar a chave não dá acesso a mais clientes na aplicação - a visibilidade é decidida pelo responsável, acima. Ver TOConline.

Vários escritórios

Uma conta pode pertencer a vários escritórios, com funções diferentes em cada um. O seletor no canto superior esquerdo troca; nada de um escritório é visível a partir do outro.