Privacidade e retenção
Quem é quem
Seção intitulada “Quem é quem”O escritório é o responsável pelo tratamento dos dados das suas empresas-cliente. A Visual Thinking é subcontratante: guarda e processa os dados por conta do escritório, ao abrigo do contrato de subcontratação.
Quando a instância tem uma política de privacidade publicada, abre-se a partir do rodapé do ecrã de entrada, em Política de privacidade.
O que fica guardado
Seção intitulada “O que fica guardado”| Dado | Onde aparece | Quanto tempo |
|---|---|---|
| Nome e email dos membros | A minha conta; Definições → Equipa e funções | Enquanto a conta existir |
| Chave de acesso TOConline e a lista das empresas a que dá acesso | A minha conta → Integrações | Até Remover chave; a chave fica cifrada |
| Designação e NIF dos clientes | Clientes | Enquanto o cliente existir |
| Nome, email e telefone dos contactos | Contactos | Enquanto o contacto existir |
| Fornecedor, número, data e valor das pendências | Pendências | Resolvidas: 5 anos. Abertas: nunca expiram. |
| Pedidos enviados (para quem, quando, que documentos, assunto e corpo do email) | Histórico | 5 anos |
| Texto dos emails recebidos | Histórico, Por identificar | 24 meses; depois fica só a prova de receção (remetente, data, assunto) |
| Ficheiros anexados | Pendências (descarregar), Histórico | Até todos os documentos do ficheiro ficarem Associada; a cópia é então apagada |
| Registo de auditoria | Auditoria | 5 anos |
Os prazos da tabela são os que a aplicação usa por omissão; quem administra a instância pode alterá-los.
O corpo dos emails enviados é guardado, cifrado, tal como saiu - num envio direto e num que passou pela fila de aprovação - e fica os mesmos 5 anos do pedido. Um envio sujeito a aprovação guarda ainda o email retido, o que se lê e edita antes de aprovar: fica enquanto o cliente existir.
Porque a cópia da fatura é apagada
Seção intitulada “Porque a cópia da fatura é apagada”Quando a pendência passa a Associada, o documento já está no software de contabilidade e deixa de ser necessário conservar uma segunda cópia na Secretária Virtual - é minimização. Um ficheiro com várias faturas só é apagado quando todas estiverem Associada. O apagamento fica na auditoria como Ficheiro purgado. O nome do ficheiro continua no histórico, mas já não se descarrega: ao passar o cursor, lê-se Já na contabilidade - cópia eliminada.
Direito a não ser contactado
Seção intitulada “Direito a não ser contactado”Um contacto que peça para não receber emails desliga-se no separador Contactos da ficha do cliente, na coluna Contactável, e fica com a marca Não contactar. Sai de todos os envios a partir desse momento, e a data e o autor ficam na auditoria. Ver Contactos.
Consultar e eliminar os seus dados
Seção intitulada “Consultar e eliminar os seus dados”Eliminar cliente, nas Definições do cliente, elimina as suas pendências, contactos e pedidos enviados. Os emails que o cliente enviou ficam guardados sem cliente associado, e o seu texto segue o prazo de 24 meses acima. O registo de auditoria conserva as linhas que o mencionam - porque são a prova de que as ações aconteceram - e a linha da eliminação guarda a designação e o NIF do cliente.
Remover do escritório uma empresa TOConline, em A minha conta → Integrações, não elimina nada: quando nenhum outro membro a atribui ao escritório, o cliente fica inativo, com o histórico, e volta a ver-se com Mostrar clientes inativos, em Clientes.
Para um pedido de acesso aos dados de um titular, o histórico e a ficha do cliente contêm tudo o que a aplicação tem sobre ele.