Periodicidade e cadência
Duas coisas distintas, muitas vezes confundidas:
- Periodicidade é o tamanho do período do cliente - mês ou trimestre. Define o que a sincronização lê e o que um pedido cobre.
- Cadência é o ritmo das insistências dentro de um processo - em que dias e a que horas saem, até ao dia limite dos documentos.
Periodicidade
Seção intitulada “Periodicidade”No separador Definições do cliente, Período: Mensal ou Trimestral. É o do cliente, não o do software. Esta definição também se aplica a clientes cujas pendências são importadas por ficheiro.
A sincronização de empresas não o muda: um cliente que ela cria entra como Mensal. Mude-o à mão nos clientes com IVA trimestral. Num cliente do TOConline, o painel Ficha da empresa no TOConline, mais abaixo no mesmo separador, mostra a Entrega de IVA que o TOConline indica.
Cadência - o calendário do escritório
Seção intitulada “Cadência - o calendário do escritório”Em Definições → Insistências e modelos, painel Agendamento das insistências. Vale para todos os clientes que não tenham um calendário próprio, e guarda-se com Guardar alterações, no topo da página. Só o Proprietário e o Administrador o alteram. O editor tem três modos, à escolha no topo:
| Modo | Como se preenche | Quando sai cada insistência |
|---|---|---|
| Dias da semana | Uma lista de segunda a sexta, com um interruptor por dia e a hora ao lado | Em cada dia ligado, à hora desse dia. Um dia desligado diz Sem envio. |
| Dias corridos | De [N] em N dias às [hora] | N dias de calendário depois do envio anterior, fins de semana incluídos, à hora escolhida. |
| Dias úteis | De [N] em N dias úteis às [hora] | N dias úteis depois do envio anterior - a contagem salta sábados e domingos - à hora escolhida. |
As horas são hora de Lisboa, sempre à hora certa (das 00:00 às 23:00), e N vai de 1 a 365. Um escritório que nunca mexeu no calendário insiste de 7 em 7 dias corridos, às 09:00.
Em Dias da semana não há sábado nem domingo, e pelo menos um dia tem de ficar ligado. Cada dia tem a sua hora: segunda e sexta às 09:00 e terça às 14:00 é um calendário válido.
Em Dias da semana, uma frase por baixo da lista diz o que ficou escolhido - As insistências são enviadas às 09:00 à segunda e sexta; às 14:00 à terça. Nos outros dois modos os campos já se leem como frase. Em todos, segue-se O processo é interrompido se a próxima data de envio ultrapassar o prazo de entrega dos documentos. O Resumo das regras, ao lado, diz em frases o que já está guardado - As insistências são enviadas de 3 em 3 dias úteis às 09:00. - e lembra que as alterações só se aplicam ao guardar.
A diferença entre os dois modos de contar merece um exemplo. Com 7 dias, a partir de um envio na sexta-feira, 04/09/2026 (o próprio dia não conta):
- Dias corridos - conta 7 dias de calendário: o envio seguinte sai na sexta-feira, 11/09/2026. Neste modo um envio pode calhar a um sábado ou a um domingo.
- Dias úteis - conta 7 dias úteis, salta os fins de semana, e sai na terça-feira, 15/09/2026.
Até quando se insiste
Seção intitulada “Até quando se insiste”Não há um número de insistências. Um processo insiste até ao dia limite dos documentos (Dia limite dos documentos) e pára assim que o próximo envio do calendário cairia depois desse dia. Um envio no próprio dia limite ainda sai.
Por exemplo: dia limite a 20/10/2026, insistências de 7 em 7 dias corridos, um envio a 15/10. O seguinte seria a 22/10, depois do prazo - por isso o processo fecha logo a seguir ao envio de 15/10. Se ainda faltarem documentos, o escritório é avisado: ver Quando o processo termina com documentos em falta.
O prazo de um processo fica fixado quando ele começa: mudar depois o dia limite não o altera. Mudar o calendário também não mexe na insistência que já está marcada - o calendário novo conta a partir dela.
Cadência - por cliente
Seção intitulada “Cadência - por cliente”No separador Definições do cliente:
- Envio automático de email - ligado, as insistências saem sozinhas na data marcada. Desligado, nada sai sozinho: só o email enviado à mão com Enviar já. Útil para clientes delicados.
- Dia limite para a entrega dos documentos - o dia só deste cliente. Vazio segue o do escritório. É ele que diz até quando os processos deste cliente insistem.
- Painel Agendamento das insistências - o interruptor Usar calendário próprio, no canto. Desligado, mostra numa frase o calendário do escritório que o cliente segue. Ligado, abre o mesmo editor, a começar pelo calendário do escritório, para o mudar só neste cliente.
Um calendário próprio substitui o do escritório por inteiro - modo, dias e horas. Desligar o interruptor e guardar devolve o cliente ao calendário do escritório.
O que termina um processo
Seção intitulada “O que termina um processo”- Não faltar nada. Assim que o último documento acompanhado deixa de estar Pendente, o processo fecha e nenhuma insistência sai - mesmo que estivesse marcada para daqui a uma hora.
- O dia limite. O próximo envio cairia depois do dia limite dos documentos: o processo fecha logo a seguir ao último envio que cabe no prazo.
- Alguém o cancelar. Cancelar processo, na faixa do processo no separador Pendências do cliente.
- Sair o último documento. Alguém carregou em Deixar de acompanhar no último documento do processo.
- Não haver a quem escrever. O cliente ficou sem nenhum contacto com email que se possa usar.
Uma resposta sem documentos não pára nada: um cliente que responde “vou enviar” e não envia continua a ser lembrado. É deliberado.