O painel

O Painel é a primeira coisa que abre e responde a uma pergunta: a quem falta o quê, e quem não está a responder?

Painel

Três números por cima de tudo o resto: Documentos recebidos (e como se compara aos 30 dias anteriores), Documentos em falta e de quantos clientes são, e Pedidos por aprovar. Este resumo permite avaliar rapidamente o estado do escritório no início do dia.

Um escritório ainda sem clientes vê só Ainda sem clientes, com Ir para clientes.

O que precisa de fazer agora

Por baixo do resumo, uma lista curta - no máximo três linhas - com o que hoje está à sua espera, por ordem de urgência:

Linha	Aparece quando	Leva a
Cliente: o processo terminou sem os documentos todos	Um processo chegou ao dia limite e ficaram documentos em falta. Com vários clientes nessa situação, uma linha só: N clientes sem mais insistências antes do prazo	A ficha desse cliente (`Abrir cliente`); com vários, `Comunicações` (`Ver seguimentos`)
Rever N pedidos antes do envio	Há emails preparados à espera de confirmação	`Por aprovar` (`Rever pedidos`)
Solicitar os documentos de cliente	Algum cliente tem documentos em falta	A ficha desse cliente (`Abrir cliente`)
Classificar N documentos recebidos	Há emails em Por identificar à espera de uma pessoa	`Por identificar` (`Identificar documentos`)
N clientes sem ninguém a insistir	Dois ou mais clientes passaram o prazo de silêncio e não têm lembrete marcado	`Comunicações` (`Ver seguimentos`)

A primeira linha vem sempre à frente, com a marca Em risco: para esse cliente já não sai mais nenhuma insistência, e o prazo está perto. Diz quantos documentos faltam e o dia limite, e desaparece sozinha quando se inicia um processo novo ou os documentos chegam. Ver Quando o processo termina com documentos em falta.

Na linha Solicitar os documentos de cliente, é apresentado o cliente com maior nível de risco na carteira, segundo o risco do prazo - em empate, o que tem mais documentos em falta -, e Abrir cliente entra na ficha com o seletor de período em Tudo - a pergunta é o atraso do cliente, não um mês dele. Ver o seletor de período.

Sem nada em espera, a lista diz Nada à sua espera - a Secretária continua a tratar do seguimento sozinha.

O que a Secretária já fez

Por baixo, a faixa A Secretária continua a acompanhar os pedidos resume o que sai sozinho hoje - N lembretes enviados hoje., N lembretes saem ainda hoje. ou Sem lembretes programados para hoje. -, lembra que os pedidos em revisão só saem depois de aprovados e, numa segunda linha, quantos documentos continuam em falta e quantos clientes estão sem ninguém a insistir. Só aparece quando há alguma coisa disto para contar. Ver seguimentos abre Comunicações, onde está cada processo em curso.

Depois, dois blocos lado a lado: Clientes que precisam de atenção - até quatro clientes com documentos em falta, do pior prazo para o melhor, cada um com o seu risco do prazo e Iniciar processo (ou Adicionar ao processo, se já houver um) à mão; Ver todos abre Clientes - e Atividade recente, as seis entradas mais recentes do registo sobre o trabalho com os clientes: pedidos, processos, documentos e sincronizações. Cada linha diz o que aconteceu, sobre quem - o cliente, e o documento quando o evento é de um documento -, quem o fez e quando; Ver registo continua em Auditoria.

A lista de clientes

Clientes, na barra lateral, é a carteira inteira num ecrã.

Clientes

No topo, Sincronizar pendências do período, Importar clientes e Novo cliente. Com a lista vazia, Sincronizar os meus clientes traz as empresas do TOConline atribuídas a este escritório. Sem chave TOConline no escritório, carregar nele mostra no topo Integração com o TOConline não configurada; com chave mas sem empresas atribuídas, abre Nenhum cliente escolhido para este escritório - ver Clientes. Os botões de sincronização só aparecem ao Proprietário e ao Administrador. A seguir, três números: Clientes ativos (e quantos têm documentos em falta), Documentos em falta e Documentação entregue, a percentagem dos documentos registados que já chegaram.

A tabela, Entrega por cliente, tem uma linha por cliente:

Coluna	O que mostra
Cliente	Designação e responsável, ou Sem responsável. O nome abre a ficha.
Documentação	Quantas das pendências do cliente já chegaram, em percentagem, em N de M recebidos e em barra. Sem nenhuma, Sem pendências registadas.
Prazo	O risco do prazo: `Em dia`, `Apertado`, `Em risco`, `Fora de prazo`. Ver O risco do prazo.
Resposta	`Respondeu` se houve resposta depois do último pedido; `Sem resposta há N d` se não; `Resposta não obtida` quando o silêncio já pede uma pessoa (ver Comunicações); `Por aprovar` quando o cliente tem um email retido à espera de aprovação; `-` se nunca se pediu nada. Ver Resposta (lista de clientes).

Escolhida uma linha, o cartão ao lado (por baixo, num ecrã mais estreito) mostra esse cliente sozinho - NIF, software (ou Sem ligação), documentos em falta, entrega, até cinco documentos Ainda por receber e o último contacto - com Iniciar processo (ou Adicionar ao processo), quando falta alguma coisa, e Abrir ficha do cliente.

O risco do prazo

A coluna Prazo não é uma contagem de dias: é uma previsão. Compara os documentos que ainda faltam com o ritmo a que esse cliente os tem enviado nos últimos 14 dias, e pergunta se chegam a tempo do dia limite do período mais antigo em aberto.

	O que quer dizer
`Em dia`	Não falta nada, ou ao ritmo atual chega tudo com folga.
`Apertado`	Chega a tempo, mas sem margem: um dia parado põe-no em risco.
`Em risco`	Ao ritmo atual o prazo passa com documentos em falta.
`Fora de prazo`	O dia limite chegou e continuam a faltar documentos. Não é previsão.

Passar o rato pela marca mostra o dia limite, os dias que faltam e os dois ritmos: quantos documentos por dia o cliente teria de enviar, e quantos tem enviado.

Um cliente sem documentos em falta não tem prazo a falhar: a coluna mostra -. O mesmo para quem só tem pendências sem data - escritas à mão, já que a importação recusa uma linha sem dia -, até uma pendência com data lhe dar um prazo.

Um cliente cujo processo terminou no dia limite com documentos em falta fica, no mínimo, Em risco - seja qual for o ritmo, ninguém lhe vai insistir mais - ou Fora de prazo, se o prazo já passou.

O resumo semanal por email

Quem não quiser abrir a aplicação todas as manhãs pode receber o essencial: em Definições → Notificações, ligue Receber o resumo.

Chega à segunda-feira de manhã, sobre os sete dias anteriores, e traz seis linhas: quantos clientes enviaram documentos, quantos documentos chegaram e quantos foram úteis, quantas pendências abriram e fecharam, quantas continuam em aberto, quantos clientes com documentos em falta não deram sinal, e quantos estão em risco de não ter os documentos a tempo do prazo.

Se algum processo terminou no dia limite com documentos em falta, o resumo acrescenta N clientes sem mais insistências antes do prazo, com documentos em falta:, seguido dos nomes desses clientes.

A subscrição é de cada pessoa e de cada escritório: ninguém recebe nada até ligar, e desligar apaga a inscrição. Uma semana parada recebe email na mesma - o silêncio é a notícia.

Os números são os clientes que cada pessoa vê: o Proprietário e o Administrador recebem o escritório inteiro; um contabilista recebe os seus clientes e os que não estão atribuídos a ninguém, tal como em Clientes. Quem sai do escritório deixa de o receber.

Sincronizar um período inteiro

A sincronização noturna lê o período em curso de cada cliente. Para o resto - fechar agosto já em setembro, por exemplo - carregue em Sincronizar pendências do período, em Clientes (só o Proprietário e o Administrador o têm), escolha o mês na janela que abre - ou um intervalo de dias, no calendário - e confirme com Sincronizar: lê esse período para todos os clientes ligados ao TOConline que entram na sincronização, de uma vez. Com todos, traz também as empresas atribuídas ao escritório que ainda não eram clientes.

Por cima do período, Clientes diz quem entra. Por omissão são todos; para ler só alguns, abra a lista, procure e desmarque os que não quer - Limpar seleção desmarca os que a pesquisa mostra, e Selecionar todos volta a marcá-los. Só esses clientes são lidos, e o progresso conta só esses. Uma sincronização só de alguns clientes não importa empresas novas do TOConline: para isso sincronize todos, ou use o Sincronizar de Integrações (em Escritório, na barra lateral).

Os clientes com Sincronizar com o TOConline desligado na ficha não aparecem na lista; a janela diz quantos ficaram de fora. Ver Deixar um cliente fora da sincronização.

O trabalho vai para a fila e corre em segundo plano. Numa carteira com muitos clientes, a sincronização pode demorar alguns minutos. Uma janela mostra o progresso: primeiro os clientes e contactos, depois as pendências do período, cliente a cliente. Quando termina, a página Clientes atualiza sozinha os números e a lista. Pode fechar a janela a meio com Continuar em segundo plano: a sincronização continua, e o progresso fica por baixo do seletor de escritórios.

Os filtros da lista

Por cima da tabela, um separador por pergunta, cada um com a sua contagem:

Todos - a carteira inteira.
Com pendências - só quem tem documentos em falta.
Sem resposta - pediu-se, e o cliente ainda não deu sinal. É por aqui que se começa o dia.
Críticos - os que estão Em risco; Em atraso - os que estão Fora de prazo. Ver O risco do prazo.
Resolvidos - foram-lhes pedidos documentos e já os enviaram todos. Um cliente a quem nunca se pediu nada só aparece em Todos.
Por aprovar - têm um email retido à espera de aprovação. Só aparece quando há algum.

Uma caixa de pesquisa filtra por designação ou NIF, e o interruptor Mostrar clientes inativos traz de volta as empresas fechadas e as retiradas do escritório. Em qualquer página, ⌘K (ou Ctrl K) abre a pesquisa global: um cliente, um NIF, ou um salto para uma página.

O que não aparece

Clientes inativos ficam fora do painel e da lista: a empresa está marcada como inativa no TOConline, ou foi retirada do escritório e nenhum membro a atribui. Clientes atribuídos a outro responsável só aparecem ao Proprietário e ao Administrador. Ver Funções e acessos.